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        關于修訂歸檔范圍與保管期限表、歸檔2019年文件材料 及填寫2019年各部門基礎數據統計表(校內留存)的通知

        發布者:黨委宣傳部發布時間:2020-05-18瀏覽次數:84

        各部門:

        2019年形成的文件材料歸檔工作已經開始,請按以下方式配合歸檔。同時,請按部門修訂《歸檔范圍與保管期限表》,填寫2019年基礎數據統計表(校內留存用),便于數據校內匯總、留存與查考。

        一、修訂《歸檔范圍和保管期限表》

        請各部門根據實際工作情況,修訂《江蘇衛生健康職業學院文件材料歸檔范圍和保管期限表》(修訂稿)(附件1),并將修訂意見67日前以郵件形式反饋

        二、2019年文件材料歸檔、兼職檔案員信息上報

        1、請各部門對照歸檔范圍及參考模版(附件2),填寫文件材料移交目錄(空白表)(附件3)及兼職檔案員信息表(附件4)。于531日前先將移交目錄(電子版)、兼職檔案員信息表報至院辦檔案室郵箱。待確認后,經移交人、移交部門負責人簽字,于67日前將移交目錄(紙質版)與歸檔文件材料一并移交檔案室。

        2、各部門需按歸檔范圍,在歸檔的文件首頁頁眉中間,用鉛筆標注檔號及保管期限(全校收發文除外)。

        3、移交時,交接對方對照移交目錄,當場逐件清點。檔案室驗收確認后辦理交接手續。移交目錄交接雙方各存1份。

        4、歸檔文件應為原件。若為復印件,需每一頁蓋章后歸檔(如打印的畢業名冊等)。錄取名冊、學籍信息、畢業名冊等需盡量紙質版、電子版同時歸檔。

        5、聲像檔案如照片、視頻等移交時,須在移交目錄文件名中注明事件名稱、時間、參與的重要人物姓名等信息。實物檔案移交時,須注明物品名稱、贈予方、時間、活動名稱等信息。

        6、凡是需要上報的報表、重要項目的申請表和建設方案、任務書等文件材料,原件需蓋章后留底歸檔。

        7、統計頁數時,請用鉛筆在各份文件右下角標注頁碼(含正文、附件、擬稿紙、閱文單等在內,凡有字的均算作1頁)。

        三、2019年基礎數據統計(校內留存用)

        請各部門下載并填寫本部門基礎數據統計表(附件5),并在模版基礎上,結合部門實際情況,進行內容補充、格式調整。

        統計表及榮譽證書電子版,531日前請發至檔案室郵箱。統計表紙質版(經部門負責人簽字后)與榮譽證書復印件一起,67日前交至檔案室。

        院辦檔案室郵箱:20092022@jssmu.edu.cn聯系方式:68172790,宋老師

        注:院辦將評估歸檔質量,并結合上報時間與年終綜合目標考核掛鉤。(不及時、質量不高,將視情況扣分并公布。)


            附件:1、文件材料歸檔范圍與保管期限表(修訂稿,以部門為單位).doc

                        2、文件材料移交目錄(參考模版).xls

                        3、文件材料移交目錄(空白表).xls

                        4、各部門2019年基礎數據統計表下載.zip

                        5、各部門兼職檔案員信息表.xls

                                                院辦檔案室   

                                               2020518


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